ANTHAURI Archive · Timișoara
Arhivare și digitalizare pentru documentele dumneavoastră
Preluăm documentele de la dumneavoastră, le digitalizăm la cerere și coordonăm accesul la ele. Păstrarea și inventarierea le asigură partenerul nostru, un operator economic autorizat de Arhivele Naționale.
- Preluare de la adresa dumneavoastră
- Păstrare la un operator autorizat
- Documente la cerere, în original sau scanate
Un singur interlocutor pentru întreaga arhivă, de la colectare la digitalizare.
- contact@anthauri.ro
- Telefon
- +40 769 369 710
Servicii
Tot ciclul arhivei, coordonat de o singură echipă
Puteți alege un singur serviciu sau pe toate. Colectarea, digitalizarea și coordonarea le asigurăm noi; păstrarea și prelucrarea arhivistică le prestează partenerul nostru, un operator economic autorizat de Arhivele Naționale.
-
Colectare și transport
Venim la adresa dumneavoastră, ambalăm documentele în cutii închise și etichetate și le transportăm.
- Cutii etichetate la predare
- Transport în cutii închise
- Proces-verbal de predare-primire
-
Inventariere la operator autorizat
Ordonarea și inventarierea dosarelor le face partenerul nostru autorizat de Arhivele Naționale, după criterii stabilite împreună cu dumneavoastră: departament, an, tip de document.
- Prelucrare arhivistică la operatorul autorizat
- Criterii de ordonare convenite cu dumneavoastră
- Primiți inventarul și în format electronic
-
Depozitare la operator autorizat
Documentele sunt păstrate de partenerul nostru, un operator economic autorizat de Arhivele Naționale, pe baza autorizației sale. Noi organizăm predarea și rămânem interlocutorul dumneavoastră.
- Spațiu avizat de Arhivele Naționale, cu acces restricționat
- Evidența fiecărei intrări și ieșiri
- Un singur interlocutor: echipa ANTHAURI
-
Acces și consultare
Când aveți nevoie de un document, ne transmiteți solicitarea. O coordonăm cu operatorul autorizat, care identifică documentul după inventar, iar dumneavoastră îl primiți în original sau scanat.
- Solicitări prin e-mail sau telefon
- Documentul în original sau ca fișier scanat
- Dosarul revine la locul lui în arhivă
-
Digitalizare
Scanăm documentele la cerere sau pe loturi și vi le predăm în format electronic, organizate după aceeași structură ca arhiva fizică.
- Scanare punctuală sau pe loturi întregi
- Fișiere PDF denumite după inventar
- Format și mod de predare stabilite împreună
- Fișierele scanate sunt copii pentru consultare; originalele se păstrează în continuare
De ce ANTHAURI
O arhivă de care nu mai trebuie să vă ocupați
Documentele rămân ale dumneavoastră și la îndemână. Noi coordonăm tot procesul, iar păstrarea lor o asigură un operator economic autorizat de Arhivele Naționale.
-
Confidențialitate și securitate
Documentele ajung doar la persoanele desemnate să lucreze cu arhiva dumneavoastră și sunt păstrate de operatorul autorizat, într-un spațiu avizat de Arhivele Naționale, cu acces restricționat.
-
Organizare și regăsire rapidă
Fiecare dosar are un loc în inventarul întocmit de operatorul autorizat. Când căutați un document, ne spuneți nouă, iar noi coordonăm regăsirea lui.
-
Soluții adaptate
Pornim de la volumul, tipurile de documente și ritmul dumneavoastră de lucru. Stabilim împreună ce preluăm, ce digitalizăm și cum accesați arhiva.
-
Spațiu și timp câștigate
Rafturile cu bibliorafturi ies din birou, iar echipa dumneavoastră nu mai pierde timp căutând prin arhivă.
-
Conformitate legală
Documentele încredințate sunt păstrate de un operator autorizat de Arhivele Naționale, pe durata stabilită prin contract, în acord cu termenele legale de păstrare, și pot fi prezentate la nevoie, de exemplu la un control.
-
Un singur interlocutor
De la colectare la depozitare, acces și digitalizare, vorbiți cu aceeași echipă: noi coordonăm și relația cu operatorul autorizat care vă păstrează arhiva.
Cum lucrăm
De la primul telefon la acces oricând aveți nevoie
Cinci pași, cu responsabilități clare la fiecare etapă.
-
Discuția inițială
Ne spuneți ce documente aveți, cam ce volum și ce așteptați de la arhivare. Dacă e util, stabilim o vizită la adresa dumneavoastră.
-
Evaluare și ofertă
Evaluăm volumul și starea documentelor și vă trimitem o ofertă clară, care precizează serviciile alese, cine prestează fiecare serviciu și condițiile de lucru.
-
Preluare și transport
Ambalăm documentele, le transportăm și le predăm operatorului autorizat, care le inventariază. Primiți inventarul, ca să știți în orice moment ce se află în arhivă.
-
Păstrare la operator autorizat
Operatorul autorizat păstrează documentele într-un spațiu avizat de Arhivele Naționale, cu acces restricționat. Documentele predate ulterior intră în același inventar.
-
Acces pe termen lung
Ne cereți oricând un document, în original sau scanat, iar noi coordonăm regăsirea lui. Fiecare intrare și ieșire de dosare se consemnează în registrul de evidență al arhivei.
Pentru cine
Pentru oricine are nevoie de o arhivă în ordine
Firme, instituții sau persoane fizice: principiile sunt aceleași. Documente ordonate, păstrate în siguranță și ușor de regăsit.
-
Companii și IMM-uri
Documente contabile, de personal și contracte care se adună an de an și ocupă tot mai mult spațiu în birou.
-
Cabinete de contabilitate
Dosarele clienților, organizate pe firme și pe ani, ușor de găsit fără rafturi suplimentare în birou.
-
Cabinete de avocatură
Dosare cu informații confidențiale, păstrate cu acces restricționat și regăsite rapid atunci când sunt necesare.
-
Clinici și cabinete medicale
Documente cu date despre pacienți, pentru care confidențialitatea și evidența accesului sunt esențiale.
-
Instituții și organizații
Arhive de volum mare, care au nevoie de inventariere, păstrare ordonată și acces controlat.
-
Persoane fizice
Acte de familie și documente personale pe care vreți să le păstrați în ordine, fără să vă ocupe spațiul de acasă.
Conformitate
Obligațiile legale privind arhiva, pe scurt
Orice firmă sau instituție din România creează documente pe care trebuie să le păstreze o anumită perioadă: acte contabile, documente de personal, contracte, corespondență. Legislația arhivistică cere ca acestea să fie înregistrate, grupate în dosare și păstrate în condiții care le feresc de deteriorare, distrugere sau pierdere. Păstrarea, prelucrarea arhivistică și eliberarea de copii sunt servicii pentru care legea cere autorizație de la Arhivele Naționale: le prestează partenerul nostru, un operator economic autorizat, pe baza autorizațiilor sale. ANTHAURI se ocupă de ofertă, colectare, transport, digitalizare și coordonare, iar autorizația noastră proprie este în curs de obținere.
-
Termene de păstrare
Durata diferă în funcție de tipul documentului și se stabilește prin lege și prin nomenclatorul arhivistic al firmei. Termenele le stabiliți cu contabilul sau consultantul juridic, iar documentele se păstrează în consecință.
-
Nomenclator și inventar
Documentele se grupează anual în dosare, după nomenclatorul arhivistic. Inventarul întocmit de operatorul autorizat vă oferă o evidență clară a fiecărui dosar și a locului în care se află.
-
Controale și solicitări
La un control sau la cererea unei autorități, documentele trebuie prezentate. Ne transmiteți solicitarea, operatorul autorizat le identifică după inventar, iar dumneavoastră le primiți în original sau scanate.
-
Date personale (GDPR)
Pentru documentele firmelor și instituțiilor care conțin date personale acționăm ca persoană împuternicită: le prelucrăm doar după instrucțiunile dumneavoastră, pe baza unui contract cu clauzele cerute de GDPR. Partenerul nostru autorizat de Arhivele Naționale lucrează cu ele în aceleași condiții, pe bază de contract scris.
Notă
Informațiile de mai sus sunt generale și nu înlocuiesc consultanța juridică sau contabilă pentru situația dumneavoastră.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă de obicei clienții
Ce tipuri de documente preluați?
Documente pe hârtie: acte contabile, documente de personal, contracte, corespondență, dosare de proiect, dar și acte de familie sau alte documente personale. Dacă aveți și alte tipuri de documente, discutăm despre ele înainte de ofertă.
Lucrați și cu persoane fizice?
Da. Lucrăm cu oricine are nevoie de o arhivă în ordine: firme, instituții și persoane fizice. În formularul de contact, câmpul pentru companie este opțional.
Cum se stabilește prețul?
Prețul depinde de volumul documentelor, de serviciile alese și de cât de des aveți nevoie de acces. După o scurtă discuție și, la nevoie, o evaluare la fața locului, primiți o ofertă detaliată.
Cum cer un document din arhivă?
Ne scrieți sau ne sunați și ne spuneți ce document sau dosar căutați. Transmitem solicitarea operatorului autorizat, care îl identifică după inventar, și stabilim împreună dacă îl primiți în original sau scanat.
Cine are acces la documentele mele?
Doar persoanele desemnate să lucreze cu arhiva dumneavoastră, la noi și la operatorul autorizat, și persoanele pe care le desemnați dumneavoastră. Documentele rămân proprietatea dumneavoastră.
Lucrați cu un operator autorizat de Arhivele Naționale?
Da. Păstrarea și conservarea, prelucrarea arhivistică (ordonare, inventariere, selecționare) și eliberarea de copii și adeverințe sunt prestate de partenerul nostru, un operator economic autorizat de Arhivele Naționale, pe baza autorizațiilor sale. Noi ne ocupăm de ofertă, colectare, transport, digitalizare și de coordonarea accesului la documente. Autorizația noastră proprie este în curs de obținere.
Pot digitaliza doar o parte din arhivă?
Da. Putem digitaliza doar anumite dosare, doar documentele cerute des sau întreaga arhivă, în etape. Stabilim împreună ordinea și formatul fișierelor.
Pot distruge originalele după scanare?
Nu pe baza scanării: fișierele scanate sunt copii pentru consultare și nu înlocuiesc originalele. Documentele unei firme sau instituții pot fi eliminate doar după expirarea termenelor de păstrare prevăzute de lege și pe baza selecționării aprobate de Arhivele Naționale. Pentru actele personale decideți dumneavoastră, dar vă recomandăm să păstrați originalele celor importante.
Lucrați și în afara Timișoarei?
Suntem în Timișoara și lucrăm în principal cu clienți din zonă. Pentru alte localități, scrieți-ne și vedem împreună ce soluție se potrivește.
Puneți arhiva în ordine, fără să vă mai ocupați de ea
Spuneți-ne ce documente aveți și de ce aveți nevoie. Vă propunem o soluție și o ofertă potrivite volumului dumneavoastră.
Contact
Să vorbim despre arhiva dumneavoastră
Descrieți-ne pe scurt ce documente aveți și ce vă interesează. Revenim cu întrebări sau cu o propunere de ofertă.
Răspundem de obicei în aceeași zi lucrătoare.
- contact@anthauri.ro
- Telefon
- +40 769 369 710
- Sediu
- Str. Ion Slavici nr. 62/A, Timișoara, Timiș